Em 1971, Ray Tomlinson desenvolveu o primeiro código capaz de enviar um e-mail entre dois computadores, daí pra frente foi só questão de tempo para as cartas se tornarem coisa do passado e os mensageiros dentro de empresas ficarem desempregados.
A revolução da mensagem estreitou laços, tornou mais rápida a comunicação, mais produtivo seu dia de trabalho, acrescentou mais interrupções a ele, lhe deixou mais cansado e mais irritado e, consequentemente, menos produtivo. Isso mesmo, como toda boa invenção, o mal uso dela, faz com que se torne uma nova arma. Se você tem uma empresa, esta arma pode ser uma bomba que se torna mais potente a cada novo funcionário e, com o crescimento, pode implodir toda uma vida de trabalho.
Quando se coloca “e-mail” e “produtividade” na mesma frase, logo se pensa em spam e alertas de novas mensagens, mas isso se refere somente a um lado da moeda, o recebimento, esse lado é fácil de resolver, basta investir em um bom sistema anti-spam, não colocar seu e-mail em qualquer buraco e mudar a configuração do seu programa de e-mails, mas como você resolve o outro lado da moeda? Quem configura o “enviador”?
Pensar antes de responder, escrever com cuidado, utilizar linguagem formal, reler o que escreve e, finalmente, escolher corretamente os destinatários, são abordagens comuns em palestras sobre o uso consciente da ferramenta e que começam a ser inseridas nas políticas de uso de e-mails das empresas.
Infelizmente não existe uma maneira de inserir na cabeça do seu amigo, colega de trabalho ou cliente que suas ações podem estar sendo prejudiciais, mas, cada vez mais administradores vem usando a criatividade para superar estas barreiras em suas empresas, criando “dias livres de e-mails”, onde é proibido enviar e-mails internos, impondo limites de respostas e de destinatários, ou até reincorporando a ideia do mensageiro.
Como seria se as mensagens internas da sua empresa tivessem que ser escritas à mão pelo remetente, uma cópia manual para cada destinatário e entregues pelo mesmo na mesa de cada um? Será o remetente escreveria tanto? Será que não pensaria antes de escrever? Qual seria o número de destinatários para uma mesma mensagem? Haveriam tantas respostas?
Dentro de uma empresa, é válida toda tentativa de ensinar seus colaboradores o valor de se lamber selos e certamente trará como benefício um local de trabalho mais agradável e produtivo. Faça um teste: escolha uma terça-feira qualquer pela manhã e informe a sua equipe que neste dia todos novos e-mails internos e respostas de anteriores deverão ser escritos a caneta e entregues pessoalmente. Mas aconselho que faça isso verbalmente, ou vai preferir escrever à mão um bilhetinho para cada destinatário?
PS: Responder também é enviar.
A caixa de entrada gera expectativa e muitas vezes frustrações, uma resposta com um simples “ok”, pode ser interpretado de diversas maneiras por quem recebe e o fato de “não responder”, pode ser entendido até como um ato de rejeição. Utilizar respostas automáticas ou linguagem formal, no início, pode até causar desconforto por parte do receptor, mas é uma excelente forma de reduzir mal-entendidos.
